Papierlos statt orientierungslos
Automatisierte und digitalisierte Prozesse bei der Postverteilung, beim Dokumentenmanagement und bei der Archivierung garantieren bei der Schwenninger BKK schnelle Workflows und hervorragende Servicequalität. Einblicke in die Prozesse und die Technik dahinter gab der bwcon: Dialog am 15. April 2010.
Ein Stapel Briefe liegt in geordneter Reihe auf dem Tisch, eine Art Saugnapf zieht den ersten in der Reihe in eine Maschine ein, die ihn automatisch öffnet. Ein Mitarbeiter legt daraufhin die Inhalte auf ein kleines Förderband. Hier sitzen zwei Mitarbeiter, die die Briefe vorsortieren. Dann gehen die Briefe zum Scannen. Ratzfatz zieht der Scanner die Blätter ein und digitalisiert sie, ein Mitarbeiter prüft die Seitenanzahl sowie das jeweils erste und letzte Blatt des Stapels auf Vollständigkeit und versieht den Stapel mit seiner elektronischen Signatur. Ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem verteilt daraufhin den Großteil der digitalen Briefe an die elektronischen Postkörbe der einzelnen Mitarbeiter – lediglich 20 Prozent müssen manuell nachbearbeitet werden.
3.000 bis 5.000 Briefe gehen täglich bei der Schwenninger BKK ein – ein ganz schöner Batzen. Damit sie schnell bearbeitet werden können, sind die Prozesse automatisiert und digitalisiert. „Früher dauerte es ein paar Stunden, bis die morgendliche Post die Mitarbeiter erreichte. Heute haben sie eine halbe Stunde nach Posteingang die ersten Briefe in ihrem Arbeitskorb vorliegen“, freut sich Georg Steidle, Leiter für Logistik- und IT-Management bei der Schwenninger BKK.
Informationen überall auf Knopfdruck verfügbar
Im Jahr 2004 hat die Schwenninger BKK den elektronischen Posteingang mit elektronischer Signatur sowie ein System für das Customer-Relationship- und Dokumenten-Management eingeführt. „Wir profitieren auf vielfältige Art und Weise“, so Georg Steidle. So hat sich die Servicequalität erheblich verbessert, da die Dokumente an allen 14 Standorten auf Knopfdruck verfügbar sind.
Dokumente bis zu 30 Jahren revisionssicher archivieren
Ist ein Dokument bearbeitet, dann landet es schließlich im revisionssicheren Langzeitarchiv, in dem es bei Bedarf bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden kann. „Unser digitales Archiv spart uns einiges an Kosten, da kaum noch Kopien und dadurch nur eine geringe Lagerkapazität notwendig sind“, erklärte Georg Steidle. Über 14 Millionen Dokumente befinden sich im digitalen Archiv. Ausgedruckt ergäbe das rund 30.000 Ordner, das entspräche einer Länge von 2,3 Kilometern – keine erfreuliche Vorstellung, darin nach einem bestimmten Brief suchen zu müssen. Rund 700 Gigabyte Plattenkapazität belegen die Dokumente. Als Hardware steht eine EMC CX 3-20 für den Cache-Bereich und eine EMC Centera als eigentliches Archiv zur Verfügung. Gesichert wird über Bandroboter und Harddisk.
Digitalisierung mit Tücken
Der Teufel aber steckt oft im Detail und gerade Dokumente des Gesundheitswesens wollen ihre Inhalte nicht immer einfach so digitalisieren lassen. Deswegen arbeitet die Schwenninger BKK bei der Verwaltung und Erstellung von elektronischen Formularen eng mit zwei IT-Experten für das Gesundheitswesen zusammen – der CompuGroup Medical Deutschland GmbH und der Germo GmbH aus Sindelfingen. Beispiel Heil- und Kostenpläne der Zahnärzte – Diese werden in Papierform über mehrere Instanzen weiter gegeben und ausgefüllt. „Schwierig kann es werden, wenn die Schrift über die vorgegebenen Markierungen hinausgeht oder Felder farbig ausgefüllt sind“, so Stefan Bantle von der CompuGroup. In letzterem Fall sind dann farbige Scans notwendig, die dann aber wiederum mehr Speicherkapazität in Anspruch nehmen. „Für solche und ähnliche Probleme bieten wir Lösungen, die ein optimales OCR-Leseergebnis garantieren“, so Stefan Bantle.
80 Prozent der Dokumente können bei der Schwenninger BKK mittlerweile automatisch digitalisiert und verteilt werden. „Wir arbeiten bestens nach unserem Motto: besser papierlos als orientierungslos“, schmunzelte Georg Steidle.
Quelle: Gitta Rohling (www.auftrag-wort.de)