Ausgangssituation: Hohe Komplexität, wenig Raum für Neues

Bürokratisierung, Informationsdefizite und starre Strukturen waren gängige Herausforderungen im Alltag der Mitarbeitenden des Jobcenters Stuttgart. Wie in vielen kommunalen Einrichtungen standen Prozesse stark unter dem Einfluss gesetzlicher Vorgaben, die von Bundes- über Landes- bis auf kommunaler Ebene wirken. Der Fokus lag häufig auf der Umsetzung regulatorischer Anforderungen und weniger auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Leistungsberechtigten oder auf internen Verbesserungspotenzialen.

Gleichzeitig bestand im Haus ein wiederkehrender Wunsch nach Vereinfachung, besserer interner Kommunikation und neuen Formen der Zusammenarbeit. Es fehlte jedoch ein geeigneter Rahmen, um diese Themen systematisch, konstruktiv und methodisch fundiert anzugehen. Jochen Wacker, Amtsleiter des Jobcenters Stuttgart, wollte diesem Wunsch nachkommen und war überzeugt davon, dass ein Innovationsraum das Amt voranbringen könnte.

Ein Ort für die nachhaltige Umsetzung von Lösungen

In der bwcon fand das Jobcenter eine Umsetzungspartnerin für die Vision. Unsere gemeinsame Idee: nicht einzelne Prozesse zu optimieren, sondern einen dauerhaften Raum für Innovation zu schaffen, in dem Mitarbeitende strukturiert an Herausforderungen arbeiten können. Ziel war also kein kurzzeitiger Kummerkasten, sondern ein langlebiges und nachhaltiges Format, das Lösungsorientierung und unterschiedliche Perspektiven zusammenbringt und konkrete Umsetzungsimpulse liefert.

Und das zeigt wiederum deutlich, dass es kein allgemeingültiges Vorgehen für Innovation in Unternehmen gibt. Die Möglichkeiten müssen zu den Gegebenheiten und Ressourcen der Unternehmen passen, bwcon denkt das bei der Konzeption und Ausführung stets mit.

Bottom-up, methodisch fundiert und praxisnah

Die Hoffnung, dass viele Mitarbeitende Interesse und Lust haben, sich in den Innovationsräumen zu engagieren, bestätigte sich schnell. Der entscheidende Erfolgsfaktor war der neue offene Beteiligungsansatz. Die Teilnahme an den Innovationsräumen wurde hausintern ausgeschrieben. Von rund 700 Mitarbeitenden meldeten sich 75 zurück. Ein starkes Signal für den Wunsch nach Mitgestaltung!

Zunächst ging es um ein grundsätzliches Verständnis des Innovationsmanagements. Mit einem methodischen Mix aus Design Thinking, Job-to-be-done-Ansatz sowie Effectuation wurden zunächst die Probleme identifiziert. Danach wurde daran gearbeitet die Aufgaben nicht aus der Perspektive des Gesetzgebers, sondern insbesondere aus Sicht der Leistungsberechtigten zu betrachten und diese erstmals konsequent in den Mittelpunkt zu stellen. Dadurch rücken die tatsächlichen Bedürfnisse der Menschen stärker in den Fokus und wirken sich positiv auf Servicequalität und Zufriedenheit aus.

Ergebnisse: Sichtbare Lösungen und strukturelle Verankerung

Und die ersten Ergebnisse aus den Innovationsräumen lassen sich sehen. Jessika Meyer, die die Initiative von Seiten des Jobcenters aus begleitet und koordiniert hat und mittlerweile auch für Innovations- und Krisenmanagement zuständig ist, freut sich: „Aus den Innovationsräumen sind zwei konkrete Projekte hervorgegangen: Zum einen eine Videoreihe, die komplexe Inhalte zunächst für Mitarbeitende verständlich aufbereitet und perspektivisch auch für Leistungsberechtigte ausgebaut werden soll. Zum anderen der Aufbau sozialer Netzwerke für Leistungsberechtigte im Sinne von Peergroup organisierten Austauschformaten. Das Jobcenter wird hier den Anschub liefern und den Weg bereiten, sich jedoch inhaltlich und organisatorisch im weiteren Verlauf zurückziehen. Die Netzwerke sollen dann auch auf der gerade entstehenden Unterstützungsdatenbank 07helf sichtbar und verfügbar gemacht werden, sodass die Leistungsbeziehenden sich hier frei austauschen und auch gegenseitig unterstützen können. Mit 07helf entsteht derzeit in Stuttgart ein zentraler, barrierearmer Zugang zu Angeboten aus den Bereichen Soziales, Gesundheit, Bildung und Begegnung. Das Jobcenter ist hier ebenfalls im Rahmen eines Projekts – unabhängig von den Innovationsräumen – involviert und wird hier die Synergieeffekte für die Peergroup-Netzwerke nutzen. Darüber hinaus haben die Innovationsräume wichtige Impulse für den übergeordneten Entbürokratisierungsprozess ab Frühjahr 2025 im Jobcenter Stuttgart geliefert und geholfen, diesen aus der Wiege zu heben! Was mich besonders freut: Die Innovationsräume haben im Haus eine nachhaltige, breite Beteiligungskultur angestoßen. Diese hohe Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich einzubringen, zeigt sich auch über das Format hinaus und fließt heute in unterschiedliche kreative und partizipative Prozesse ein – allen voran im zuletzt erwähnten Projekt JobcENTER Zukunft zur nachhaltigen Entbürokratisierung des Jobcenters, das 2025 startete.“

Und so geht’s weiter

Besonders erfreulich ist, dass es gelungen ist, die Innovationsräume und den nachhaltigen Kulturwandel als festen Bestandteil der Organisation langfristig zu etablieren. Die Teilnehmenden kamen aus unterschiedlichen Bereichen und das ermöglicht nun, dass sie künftig als Early Adopter in ihren Bereichen fungieren. Die Innovationsräume bleiben ein gezielt einsetzbares Format, um bei Bedarf komplexe Fragestellungen vertieft zu bearbeiten und neue Perspektiven zu eröffnen. Wir dürfen also gespannt sein, welchen Herausforderungen sich das Jobcenter in Zukunft mit dem neuen methodischen Wissen noch annimmt.

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